« Toc… toc… toc… toc… toc… toc… » Entendez-vous ce bruit dérangeant provenant des RH ou du bureau de votre supérieur ?
On dirait que votre voisin essaie de clouer une fresque en granit au mur. Ce bruit sourd, régulier et indésirable, est en fait le son du tampon de votre entreprise apposé sur un contrat.
Quelle est sa valeur juridique ? Peut-on s’en passer ? Peut-on remplacer ce bruit sourd par des sons plus agréables ? Les réponses à toutes (ou presque) ces questions se trouvent dans cet article feutré !
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Le tampon d’entreprise : qu’est-ce que c’est ?
Avant de répondre à vos questions brûlantes, il faut commencer par définir ce qu’est un tampon d’entreprise. Pour beaucoup d’entre vous, cela se résume à « ce truc bruyant qui tache les mains ». Eh bien, pour votre gouverne :
- Cette chose bruyante qui vous tache les mains s’appelle un sceau d’entreprise ou un sceau de reconnaissance à l’usage d’une entreprise. .
- Ce sceau d’entreprise est régi par le code de commerce français et comporte un certain nombre d’exigences.
C’est vrai. Ce tampon que vos collègues apposent nonchalamment au bas des factures, des bons de commande ou de tout autre document commercial doit contenir un certain nombre d’informations. Sans ces informations, ces documents risquent de ne pas être valables. Par exemple, vous devez mettre les éléments suivants sur votre tampon d’entreprise:
- Nom de l’entreprise
- Statut juridique (SARL, SAS, SA, etc.)
- Montant du capital social
- Adresse de la société
- Numéro d’identification (SIRET/SIREN)
- Coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique)
- Procédure de liquidation en cours (le cas échéant)
Bien entendu, vous ou votre entreprise pouvez choisir d’ajouter d’autres informations.
Mais ne vous y trompez pas : ces mentions obligatoires doivent figurer sur le document commercial que vous envoyez, quelle qu’en soit la forme.
Le fait de disposer d’un tampon d’entreprise vous permettra de placer toutes ces informations sur votre entreprise directement dans l’en-tête de vos documents officiels.
Cependant, la question de la valeur juridique du tampon de l’entreprise reste posée.
Valeur juridique du tampon de l’entreprise
Soyons clairs dès le départ : le tampon d’entreprise n’a aucune valeur juridique et n’est pas obligatoire.
Il appartient donc à chaque entreprise de décider d’en utiliser un.
Vous l’aurez compris, nous sommes très attachés à la sécurité. Nous pensons que toutes les PME doivent être pleinement informées des défis auxquels elles sont confrontées afin de trouver la meilleure solution basée sur des faits vérifiables et concrets.
Outre le fait qu’il n’a aucune valeur juridique (un comble), le tampon d’entreprise pose deux vrais problèmes :
- La première n’est pas très grave : si le document contient déjà les informations obligatoires, le tampon de l’entreprise ne ferait que les répéter. Dans ce cas, il n’aurait aucune valeur ajoutée.
- La seconde est beaucoup plus problématique : Il existe des entreprises spécialisées dans la fabrication de tampons d’entreprise. Leurs sites Internet offrent même la possibilité de personnaliser les informations figurant sur le tampon sans avoir à fournir de preuve.
En bref, n’importe qui peut obtenir un tampon d’entreprise au nom de n’importe quelle société avec des informations incorrectes qui n’ont pas été vérifiées avant la création du tampon.
Le tampon d’une entreprise ne garantit donc en aucun cas sa légitimité. À l’instar des mentions manuscrites, il a pour but de crédibiliser une entreprise et de rassurer les parties signataires d’un contrat officiel. Sa présence sur les documents officiels est totalement facultative et n’engage pas l’entreprise émettrice.
Signature électronique et cachet de l’entreprise
Le cachet d’une entreprise ne remplace cependant pas une signature officielle. Il n’a aucune valeur juridique, contrairement à une signature manuscrite ou à une signature électronique.
Le cachet de l’entreprise semble totalement dépassé dans le cadre de la numérisation des processus.
- Un règlement européen appelé eIDAS réglemente avec soin et précision l’utilisation des signatures électroniques.
- L’assurance que le document signé n’a pas pu être modifié après la signature
- Un fichier de preuve généré après chaque signature qui garantit l’authenticité des signatures électroniques.
La signature électronique vous permettra, à vous et à d’autres, de signer tous vos documents grâce à un processus simple, sûr, rapide et (contrairement au cachet d’une entreprise) silencieux !
