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Comment choisir un logiciel de facturation ?

Comment choisir un logiciel de facturation ?

Choisir le logiciel de facturation qui sera utilisé au sein de votre entreprise peut être une décision prise uniquement par la direction. Le choix peut aussi résulter d’une concertation entre le « top management » et le reste de l’équipe.

Dans tous les cas, un tel logiciel doit comporter des fonctionnalités indispensables à l’indenté de la société tout en prenant en compte quelques contraintes légales.

Choisissez l’outil qui vous fait gagner du temps

Un bon logiciel de facturation doit inclure l’intégralité des informations des personnes qui achètent les biens ou les services proposés par votre entreprise. Ce logiciel doit d’une part, être connecté à votre base de données clients afin qu’il soit facile de retrouver un acheteur et qu’un clic suffise pour saisir toutes les données légalement nécessaires à la facturation.

D’autre part, cet outil informatique doit être capable d’établir des factures dans vos locaux ou en déplacement. Il est indispensable que le logiciel soit compatible avec tous les terminaux : smartphones, desktops, laptops et tablettes.

Connexion à votre compte bancaire

Un bon logiciel de facturation en ligne doit être aussi lié au compte bancaire ou aux autres types de comptes de votre entreprise. Ainsi, lorsqu’une facture est émise, l’agent commercial ayant édité puis émis le document doit avoir la confirmation que le client a payé.

Cela permet de travailler efficacement. Vos employés sauront s’il faut relancer un client pour qu’il paye la facture. Vos clients pourront travailler efficacement en livrant immédiatement un bien ou un service dès que le paiement est reçu.

Faciliter l’émission de devis

Le processus permettant d’effectuer des ventes commence souvent par une demande de devis. Cette dernière doit être possible dans le logiciel de facturation que votre entreprise va acquérir. Ainsi, une fiche client sera créée dès qu’un devis est requis. Cette inclusion rapide de prospects permet d’augmenter la probabilité de les convertir en clients.

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Respecter les contraintes légales et fiscales

En plus des fonctionnalités pratiques, il est impératif que le logiciel de facturation choisi soit conforme aux exigences légales et fiscales en vigueur. En France, par exemple, la loi anti-fraude à la TVA impose aux entreprises d’utiliser un logiciel sécurisé et certifié. Ce dernier doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de facturation.

Pour éviter tout problème avec l’administration fiscale, assurez-vous que le logiciel dispose d’une certification reconnue, telle que NF525 ou conforme à la norme ISO. Cette conformité est particulièrement importante en cas de contrôle fiscal.

Intégration avec d’autres outils de gestion

Un bon logiciel de facturation ne doit pas fonctionner en silo. Pour maximiser son efficacité, il est crucial qu’il s’intègre facilement avec d’autres outils de gestion utilisés dans votre entreprise. Par exemple, une synchronisation avec votre logiciel de gestion des stocks ou votre CRM (Customer Relationship Management) peut simplifier la gestion des commandes et le suivi des clients.

L’automatisation des tâches grâce à ces intégrations réduit les risques d’erreurs humaines et améliore la fluidité des processus internes, permettant ainsi à votre entreprise de se concentrer sur ses activités principales.

Les avantages du cloud pour plus de flexibilité

De plus en plus d’entreprises se tournent vers des solutions de facturation basées sur le cloud. Ces outils présentent plusieurs avantages majeurs :

  • Accessibilité : Les utilisateurs peuvent accéder au logiciel à tout moment et depuis n’importe quel endroit, à condition de disposer d’une connexion Internet.
  • Sécurité : Les données sont souvent sauvegardées automatiquement sur des serveurs sécurisés, réduisant les risques de perte ou de piratage.
  • Mises à jour automatiques : Les logiciels cloud bénéficient régulièrement de mises à jour, garantissant leur conformité aux nouvelles réglementations et l’ajout de fonctionnalités.

Ce type de solution est particulièrement adapté pour les entreprises ayant des équipes mobiles ou délocalisées, ainsi que pour celles qui souhaitent réduire leurs investissements matériels.

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Formation et support technique

Enfin, lors du choix d’un logiciel de facturation, il est essentiel de s’assurer que l’éditeur propose un support technique réactif et des sessions de formation. Même les logiciels les plus intuitifs nécessitent une prise en main initiale pour exploiter pleinement leurs fonctionnalités.

Une formation adaptée permettra à vos collaborateurs de gagner en efficacité rapidement, tandis qu’un support technique accessible pourra résoudre les éventuels problèmes rencontrés au quotidien. Cela garantit une transition en douceur et une utilisation optimale du logiciel sur le long terme.

En résumé, choisir un logiciel de facturation ne se limite pas à sélectionner un outil qui gère les factures. Il s’agit d’un investissement stratégique pour améliorer la gestion financière, respecter les obligations légales et optimiser la productivité de votre entreprise. Prenez donc le temps d’analyser vos besoins spécifiques et de comparer les solutions disponibles sur le marché avant de prendre votre décision.

Randy

Moi c'est Randy, le jeune loup comme m'appelle Roman ! Accompagné de mon mentor, j'ai lancé ce blog pour apporter des idées aux entrepreneurs ;)

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